Quy trình

Quy trình Quản lý kho hàng

 1. MỤC ĐÍCH

Bếp ăn nắm được các bước thực hiện theo đúng quy trình một cách đầy đủ chính xác, đảm bảo có cái nhìn tổng quát về tình hình sử dụng hàng hóa trong kho, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình nhập xuất kho và chủ động trong việc cung ứng nguyên liệu gia vị để chế biến

Mục tiêu cần đạt được:

  • Thực hiện đúng quy trình đưa ra.
  • Đảm bảo hàng hóa đầy đủ không bị gián đoạn trong qua trình chế biến.
  • Đảm bảo nguyên liệu sử dụng theo đúng định mức.

 2. PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG, QUY TRÌNH ÁP DỤNG

Quy trình này được áp dụng tại các bếp ăn thuộc Công ty cổ phần Dịch vụ Thương mại An Thái

Bước

Mô tả các bước và các yêu cầu

Thời gian

BP thực hiện

1. Nhập hàng

 Đối chiếu với hóa đơn giao hàng nhà cung cấp, check số lượng, chủng loại, nhãn mác, hạn sử dụng…

 Hàng ngày

Thủ kho.

2. Kiểm tra hàng hóa nhập kho

– Kiểm tra hạn sử dụng trên bao bì.

– Đối với hàng khô: Hạn sử dụng còn 1 tháng so với hạn sử dụng trên bao bì.

– Kiểm tra chất lượng bằng cảm quan: mốc, có mùi khác lạ…

Hàng ngày

Thủ kho/

Bếp trưởng

3. Tiến hành nhập hàng hóa

 Chuyển hàng hóa vào kho

Hàng ngày

Thủ kho

4. Sắp xếp, phân loại hàng hóa

– Để hàng hóa trên giá cao, cách mặt đất, trần nhà, tường  15cm

– Phân loại từng mặt hàng riêng có dán nhãn mác đầy đủ ghi tên từng mặt hàng.

Hàng ngày

Thủ kho

5. Ghi sổ

Nhập số liệu hàng hóa nhập kho vào sổ theo dõi kho tại bếp.

Ghi đầy đủ các thông tin sản phẩm vào sổ theo dõi kho.

Hàng ngày

Thủ kho

6. Nhận phiếu order từ bếp trưởng

– Bếp trưởng order gia vị theo thực đơn ngày hôm sau vào phiếu.

– Chuyển cho thủ kho để chuẩn bị gia vị

– Thời gian xuất: 18h00 trước ngày nấu

Hàng ngày

Bếp trưởng & thủ kho

7. Kiểm tra hàng hóa trong kho

– Kiểm tra lượng hàng hóa còn hay không.

– Kiểm tra hạn sử dụng của hàng hóa

– Kiểm tra chất lượng bằng cảm quan.

Hàng ngày

Thủ kho/ Bếp trưởng

8. Thực hiện xuất kho

– Xuất theo đơn order đúng chủng loại và số lượng.

– Xuất hàng theo quy tắc nhập trước xuất trước để hạn chế việc hết hạn sử dụng của sản phầm

Hàng ngày

Thủ kho/ Bếp trưởng

9. Ghi sổ

 Cập nhật số lượng hàng hóa xuất kho vào sổ theo dõi.

Hàng ngày

Thủ kho/ Bếp trưởng

10. Nhận số lượng kiểm kê

– Kiểm kê lại tất cả các mặt hàng đã sử dụng trong ngày và báo số tồn vào nhóm Zalo chung do công ty quy đinh.

– Việc đối chiếu kho được thực hiện bới 2 bên gồm kế toán và thủ kho (ngày cuối cùng trong tháng kế toán sẽ kiểm kê cùng)

Hàng ngày

Thủ kho/ bếp trưởng & kế toán

11.Thực hiện kiểm kê

Khi kiểm kê theo từng mặt hàng và đối chiếu trực tiếp với bản kiểm kê của kế toán theo dõi

– Kiểm kê từng loại mặt hàng lưu ý ghi đúng tên mặt hàng đúng số lượng, trọng lượng trên bao bì.

– Kiểm tra hạn sử dụng.

Hàng ngày

Thủ kho/Bếp trưởng & Kế toán

12. Điều chỉnh xác nhận nguyên nhân chênh lệch kho

Trong quá trình kiểm kê thấy chênh lệch phải xác nhận nguyên nhân, thủ kho có trách nhiệm giải trình lý do chênh lệch.

– Sau khi thủ kho giải trình hợp lý, văn phòng điều chỉnh tồn kho theo số lượng thực tế kiểm kê và ghi rõ lý do tại sao điều chỉnh

Hàng ngày

Thủ kho/ Bếp trưởng & kế toán

13.Ký xác nhận

Sau khi kiểm kê xong yêu cầu thủ kho và kế toán ký ghi rõ họ tên vào sổ kiểm kê.

Hàng ngày

Thủ kho & kế toán

3. VI PHẠM VÀ HÌNH THỨC KỶ LUẬT

Việc quản lý kho phải đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình.  Nếu làm sai, các nhân sự liên quan phải chịu trách nhiệm sau:

  • Giải trình sai xót cho các bộ phận liên quan
  • Chịu chi phí khi xảy ra thất thoát.

4. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

    Quy trình này có hiệu lực từ ngày ký ban hành.

    Các Bộ phận, cá nhân có liên quan tại các bếp ăn có trách nhiệm thực hiện và giám sát đầy đủ các bước trong quy trình này.