Khách hàng

Kinh nghiệm tổ chức tiệc cuối năm hoàn hảo từ A đến Z

Tổ chức tiệc cuối năm là việc làm thường niên của mỗi công ty, doanh nghiệp. Để mang lại một bữa tiệc hoàn hảo, khâu tổ chức phải đảm bảo sự chu đáo, chuyên nghiệp. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết về kinh nghiệm tổ chức tiệc cuối năm nhé!

Tiệc cuối năm là gì?

Tiệc cuối năm là bữa tiệc được tổ chức hàng năm, thông thường sẽ diễn ra trước Tết Nguyên Đán. Đó có thể là bữa tiệc tại công ty, doanh nghiệp, trường học hay đơn giản tại gia đình ấm cúng. Ngoài mục đích tri ân, đây còn là thời điểm để mọi người gắn kết tình cảm hơn. Từ đó, nhìn lại chặng đường đã đi qua, tạo động lực phấn đấu cho năm mới sắp đến. Do vậy, tổ chức tiệc cuối năm đóng vai trò vô cùng quan trọng.

Tiệc cuối năm thể hiện sự gắn kết tình cảm giữa mọi người

Tiệc cuối năm thể hiện sự gắn kết tình cảm giữa mọi người

Ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm

Ý tưởng chương trình giống như kim chỉ nam dẫn dắt toàn bộ sự kiện. Chính vì thế quý khách cần hiểu rõ mục tiêu của mình là gì để có thể lên ý tưởng thực hiện.

Các hình thức tiệc tất niên có thể kể đến:

Tiệc tất niên tri ân các thành viên trong công ty.

Tiệc tất niên kết hợp hội nghị khách hàng.

Ý tưởng tiệc tất niên kết hợp team building, du lịch để vui chơi, giải trí.

Tiệc tất niên tổng kết cuối năm, liên hoan cuối năm.

Tiệc tất niên kết hợp Gala Dinner…

Khi lên ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm cần xét đến 3 yếu tố:

Mang tính sự kiện.

Mang tính cộng đồng (liên quan đến khách hàng).

Gắn liền với doanh nghiệp.

Cuối năm có rất nhiều buổi tiệc tùng, vì thế nếu ý tưởng buổi tiệc cuối năm không có sự mới mẻ, sáng tạo, thì chắc chắn sẽ lu mờ và không để lại nhiều ấn tượng cho khách tham dự.

Lên danh sách số lượng người tham dự tiệc cuối năm

Số lượng người tham dự tiệc cuối năm sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến khâu tổ chức. Nó liên quan đến việc tìm kiếm địa điểm tổ chức, số lượng thư mời, số lượng quà tặng, số lượng bàn tiệc.

Nếu không xác định số lượng người tham dự, rất có thể sẽ quá tải cho buổi tiệc. Ban tổ chức tiệc cuối năm mất đi sự kiểm soát, từ đó thiếu hụt ngân sạch đã hoạch định.

Doanh nghiệp có thể tham chiếu quy trình lập danh sách sau:

Bước 1: Thống nhất về số lượng và cơ cấu khách mời.

Bước 2: Lập các loại danh sách khách mời.

Tương ứng như cách phân loại khách mời, cần phải lập các loại danh sách khách mời như:

Danh sách khách VIP.

Danh sách khách mời chính thức: là những khách mời mà doanh nghiệp muốn và ưu tiên cho sự có mặt của họ trong sự kiện (Nhân viên, khách hàng, đối tác…)

Danh sách khách mời dự bị.

Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông.

Trong danh sách khách mời khi mới lập ra thường chỉ cần các thông tin cơ bản như:

Họ tên của khách mời.

Chức danh/ đơn vị công tác.

Địa chỉ.

Số điện thoại (Email, fax, webside, để liên lạc).

Những điểm cần chú ý…

Tìm kiếm địa điểm, xác định thời gian tổ chức tiệc

Thời điểm tổ chức tiệc cuối năm phù hợp nhất là trước Tết Nguyên đán từ 2 – 3 tuần. Khoảng thời gian diễn ra bữa tiệc kéo dài tầm 120 phút là vừa. Nên lựa chọn từ 18h đến 20h để thuận tiện cho nhiều người nhất.

Tiệc trong nhà có thể lựa chọn: Trung tâm hội nghị, khách sạn 4, 5 sao, nhà hàng sân vườn, beer – club, bar…

Tiệc ngoài trời gồm: Khu du lịch sinh thái, hội nghị sân vườn, bãi biển, vườn ẩm thực…

Lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức bữa tiệc cuối năm:

Địa điểm phải dễ tìm, không cách xa trung tâm thành phố.

Bố cục, không gian phù hợp với các hoạt động đã lên kế hoạch.

Khu vực sân khấu rộng rãi, an toàn.

Không gian đủ lớn, rộng cho số lượng khách tham dự.

Có bãi đỗ xe rộng rãi.

Xác định concept cho bữa tiệc

Concept chương trình cho buổi tiệc cuối năm sẽ bao gồm:

Màu sắc: Tuỳ vào ý tưởng chủ đề của buổi lễ mà có màu sắc tương ứng. Thông thường sẽ là màu đỏ tượng trưng cho ngày tết. Hoặc màu đen tạo sự sang trọng, lung linh dạ tiệc.

Dress code: Màu sắc trang phục khách mời có thể được quy định theo chủ đề của sự kiện. Ví dụ như màu đen cho dạ tiệc; màu đỏ, đen cho vũ hội hoàng gia; hoặc cũng có thể là tiệc cosplay theo phong cách của doanh nghiệp…

Sân khấu: Có thể trang trí như một chiếc xe buýt, một con tàu… Để nói đến một hành trình của doanh nghiệp.

Ánh đèn: Ánh sáng trắng và vàng để tạo sự ấm cúng, thân mật.

Âm nhạc: Nhạc nhẹ nhàng, du dương như dạ tiệc. Hoặc sôi động như lễ hội liveshow âm nhạc…

Hoạch định ngân sách tổ chức tất niên

Khi lên ngân sách tổ chức tiệc cuối năm, cần hoạch định các yếu tố cần phải chi. Cụ thể bao gồm:

Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm…)

Đồ ăn thức uống

Trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào…)

Âm thanh ánh sáng (loa, đèn, nhạc, màn hình…)

Văn nghệ (ca hát, nhảy múa, kịch, thuê ca sĩ…)

Set up (sân khấu, bàn ghế… nếu không có trong phí thuê địa điểm)

Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card…)

Photo, camera

Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục…)

Game, quà tặng

Đi lại, vận chuyển

Giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gửi thiệp mời)

Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)

Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh

Lựa chọn đơn vị tổ chức tiệc cuối năm tốt nhất

Lựa chọn đơn vị tổ chức tiệc cuối năm tốt nhất

Lựa chọn đơn vị tổ chức tiệc cuối năm chuyên nghiệp

Bạn quá bận rộn không thể tự tổ chức được bữa tiệc tất niên, đừng lo, đã có chúng tôi – Công ty cổ phần dịch vụ thương mại An Thái.

Chúng tôi cam kết mang đến cho bạn bữa tiệc tối ưu nhất:

Uy tín – chất lượng: An Thái sẽ thực hiện đúng theo yêu cầu, theo dõi sát sao trong quá trình tổ chức tiệc. Điều phối nhân viên giám sát, kiểm tra cẩn thận, chu đáo.

Ý tưởng độc đáo, sáng tạo: Khác biệt trong cách tổ chức, ý tưởng chương trình mới lạ. Sẵn sàng tư vấn cho Quý khách hàng để đem đến kịch bản tốt nhất.

Trách nhiệm đến cùng: Đội ngũ nhân viên thể hiện sự chuyên nghiệp, trách nhiệm, đảm bảo sự thành công tuyệt đối cho bữa tiệc.

Tối ưu thời gian: Chúng tôi mong muốn mang đến bữa tiệc với chi phí tối ưu, đảm bảo công tác tổ chức diễn ra nhanh nhất, tiện kiệm thời gian.

Với những ưu điểm nổi bật này, An Thái xứng đáng trở thành địa chỉ tin cậy tổ chức tiệc cuối năm chuyên nghiệp – uy tín – chất lượng!